项目管理在当今社会中占有重要的地位。大到几百万的项目,小到买菜做饭、举行活动或者开设课程,所有的工作都可以看做一个项目。 一个项目的成功与否,关键看项目管理是否得当。所以,项目管理是项目成功和的核心部分,是项目的灵魂。许多跨国公司都认为,企业的成功在于有效地推行项目管理,并且项目管理是整个企业运作中的一个重要构成部分。 越来越多的企业要引入项目管理,不少企业也把项目管理作为自己主要的运作模式和提高企业运作效率的解决方案。 那么,究竟何要如何对项目进行管理呢? 在众多项目管理的工具中,PDCA循环管理法被认为是企业提升管理水平最常用的工具之一,也是PM们提升项目管理水平的必备工具之一。最初由美国质量管理专家休哈特博士提出,后来由戴明先生得以普及和推广,因此也称戴明环。 它是全面质量管理所应遵循的科学程序:P (Plan)--计划;D(Do)--执行;C(Check)--检查;A (Act)--修正对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定并适当推广、标准化;失败的教训加以总结,未解决的问题放到下一个PDCA循环里。毫不夸张地说,这样的的管理模式,适用于一切循序渐进的管理工作。
讲到这里,可能有人觉得单纯讲理论还是太空泛,接下来我将结合「飞项」项目管理工具,进一步讲讲如何让将PDCA循环法应用到项目管理中,帮助我们有效地完成项目计划和目标。 第一步:(Plan)计划 项目经理在对每个项目制定一个周期的计划或者目标前,需要先对项目进行一个深入的分析,找出主要矛盾所在,才能把精力放在最关键的几个方面上: 步骤1:分析现状,找到存在的质量问题 步骤2:分析产生质量问题的各种原因或影响因素 步骤3:找出影响质量的主要因素 步骤4:针对质量问题的主要因素,制定措施、提出行动计划 针对分析结果,再根据5W1H法来制定项目计划,可以更好地帮助我们确定项目方向,即: (1)为何制订此计划?(Why?) (2)计划的目标是什么?(What?) (3)何处执行此计划?(Where?) (4)何时执行此计划?(When?) (5)何人执行此计划(Who?) (6)如何执行此计划(How?) 基于以上需求,我们可以借助「飞项」项目管理工具,来创建多个可设定带有日期、时间、地点和背景描述的项目计划,将每个项目中所涉及到的关键信息都在事项中详细的罗列出来。
第二步:(Do)执行 这是最占用时间的部分,也是最重要的部分。在这一阶段,我们需要确保项目成员对项目目标都有着正确的认知,并分配给每个项目成员具体的、有时间限制的关键任务,将责任明确到个人,而不是口头布置,才能保证项目能够被切实落地并推进。 基于这个维度,项目经理可以将在「飞项」中创建好的项目,通过应用端或公众号派发给其他项目成员,使整个项目团队都能对该项目建立有清楚的认知,从而令大家的目标保持高度统一。
在面对任务分配时,还可以利用「飞项」的事项拆解的功能,将复杂的目标任务进行三级拆解,每个任务都可进一步设置节点和截止日期。
并且,项目经理还可以根据各任务需要派发给各部门负责人,再由各负责人派发给相应的团队成员跟进、负责。这样一来,执行就变得责任明确、优先级清晰。
第三步:检查(Check) 项目经理在这一阶段必须定期监控、检查项目的进程,以确保每项工作都能按进度计划进行,同时,必须不断掌握计划的实施状况,并将实际情况与计划进行对比分析,必要时应采取有效的对策,使项目按预定的进度目标进行,避免工期的拖延。所以保持项目进度可视化就显得极为重要。 同样,在「飞项」上,每个经过拆解的事项,还会自动形成【脉络图】,所有子事项以及每个子事项的负责人,都会清晰地展示在脉络图中,就连任务的进展信息都可以快速查看。如此一来,不仅项目经理可以实时查看整个任务的逻辑结构和每个子任务的完成进度,项目成员也能明确自身和他人的工作职责,对接更高效。
而且在「飞项」中,不论是主事项还是拆解出的子事项,都拥有独立IM,项目成员可以直接在所处的事项IM中进行讨论沟通,不会受到打扰,也不会打扰到事项外的其他项目成员。
在项目进展的过程中,如果需要发起会议、为他人创建待办或者发布公告的话,还可以利用「飞项」的协作小工具直接创建,并且会议和待办也会同步进入相关成员的日程,方便项目成员快速处理。
如果有想要让其他成员都关注的重点信息,要可以直接做重点标识,不怕担心淹没在众多信息中。项目经理在沟通过程中发现问题也可以快速反馈并调整,确保项目不偏离轨道。
另外,「飞项」还拥有进展提醒功能。对于项目经理派发出去的任务,一旦有成员新的进展,还会同步给派发者,及时传递进展信息。即使不主动追问成员,项目经理也可以通过「飞项」快速知道任务完成情况。
第四步:回顾(Action) 这一阶段主要是为了总结成功经验,制订相应标准和流程以巩固成绩,防止下次失误,并把未解决、新出现的问题转入下一个PDCA循环中去解决,周而复始,从而达到阶梯式上升的目的。 而在这个层面,「飞项」也为用户提供了复盘总结的功能。当一个项目或计划结束后,可以利用「飞项」的笔记功能,将本次项目中的总结复盘、重要文件和相关事项结合起来。相当于为每个项目创造了单独的文件夹,需要回顾时可以快速查看过往项目详情和总结经验,也为下一次的循环做更好的铺垫。
同时,每个笔记还可以直接共享给项目成员,如果有需要补充的复盘总结,还可以直接在笔记下方的评论区回复。让整个团队一起成长,共同进步。
总结 PDCA循环可以说是全面质量管理所应遵循的科学程序,也是做好产品项目的基石。而有了飞项项目管理工具,不仅可以帮助我们合理并且有效地运用PDCA循环管理法,让我们工作井然有序地进行,还能最大程度保证项目目标的达成。希望本次分享能帮到你～ |
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