作为一个当代社畜,每天面对多如牛毛的工作,和不同部门的人员进行交接、沟通,召开各种会议,撰写各类策划报告,总有处理不完的事情。 最可怕的就是遇见这样的场景:派发给下属的任务没有完成,导致我和他一起补救半天。顶头上司的工作不知道有没有完成,咱也不敢去催促,导致后续的工作无法展开。眼看着项目活动时间一点点逼近,我如同热锅上的蚂蚁急得团团乱转,却终是毫无进展。 拿着微薄的工资,操着老板的心,谁不夸我一句中国好员工。 但是这样的工作我实在是太累了,在多次任务繁重、混乱之后,我毅然做出一个大胆的决定——跳槽。 到了另一家新公司,直接瞬间轻松,公司工作结构合理,不会出现工作全部压在一人身上的情况,对任务规划十分清晰,即使我刚刚进入公司,也不会感觉无从下手。在公司培训下还学习了任务管理的办法,更是让我的工作效率更上一层楼。 这一切都要归功于公司使用的任务管理工具——飞项。 作为一款任务管理工具,飞项专门解决个人事项管理以及团队事项协作管理的应用,以事项为基点,衍生事项的创建、分解、派发、过程协作(文字文件交流、会议/待办派生)、结果笔记沉淀等多项功能支持。 而任务管理的理论支撑之一就是PDCA工作法,即计划、执行、检查、处理四大环节,这个方法的意义在于提供一套完整的目标管理流程,强调在目标设定和任务执行过程中,确保任务可以顺利完成。 我们将PDCA工作法运用到实际的工作中,就可以清晰地了解到: 1、 任务方针和目标的确定,以及任务规划的制定。 2、 根据任务设计具体的方法,进行具体运作 3、 工作任务一目了然,任务脉络了然于心 4、 及时复盘总结,推动下次进展
接下来,我将使用这款任务管理软件——飞项,结合PDCA工作法以及自己的工作经验,让更多打工人告别繁重任务,轻松管理工作任务。 一、计划:明确工作任务、制定任务目标 俗话说,好记性不如烂笔头,面对繁杂的工作任务,我们的大脑并不是那么可靠,特别是像我一样拥有拖延症和健忘症的人,经常会忘记自己的工作任务,不得不通过纸笔等工具记录下来。 但是我们不可能时刻都带着笔记本,更何况现在是网络时代,学习都开始无纸化了,我们也需要使用一些更加方便的工具,帮助我们明确工作任务。 我们团队经常使用飞项,在飞项平台创建一个项目,在项目概览可以掌握项目的相关信息,比如是谁创建的,团队成员有哪些人。
作为团队领导也不必担心因为协同而造成信息泄露,每个项目都有管理权限,项目外的成员可以处理事项,但是不能查阅项目内的事项,在保证工作效率的同时,保护公司的信息安全。
二、执行:联系团体沟通、快速完成工作 在之前的工作过程中,由于工作任务不透明,团队成员之间沟通不畅,导致我十分焦虑,有时项目策划很好,但是在工作过程中总是出现这样或那样的问题,陡然间增加许多工作量。 因此当我使用飞项后,能够明显感受到工作轻松不少。 在面对复杂的工作任务时,我们团队使用飞项的事项派发,支持母子孙事项派发给协作人,协作人可以是微信好友/飞项协作人。在最初使用时,我还在担心单次事项的协作人数会有限制,不能让团队中更多的成员参与进来,没想到,飞项支持单次事项的协作人免费升级至100个人,已经非常满足我们团队成员的需要了。
在飞项,我们团队经常使用事项/项目IM,你可以方便实时沟通,可以在小任务预约会议、发布公告、创建待办;可以文件导入。不用在其他平台单向发送信息,帮助你在最短的时间内高质量完成任务,并且任务需求更清晰、安排更高效。
在事项/项目IM内还有一个非常重要的功能——重点标记。俗话说,没有优先级的任务管理工具不是好工具。完成工作任务,首先要明确哪一个任务需要立刻完成,哪一个任务可以往后延期,帮助你合理安排自身精力。
在工作过程中,之前所创建的事项无须再次新建,可以使用一键导入,将事项重新导入到当前项目,减少时间浪费,提高工作效率。
并且飞项有一个非常好用的功能——事项提醒,有时我们工作太忙,甚至连打开事项列表的时间都没有,经常顾不上所有事情,所以这时飞项就会用进展提醒,来告诉你即将有工作到了截止日期。从此不必担心因为工作逾期而被领导批评的一无是处了。
三、 检查:掌握任务脉络、工作更加效率 企业成员不是孤立的个体,而是相互联系、共同运转的整体,特别是在现代化的今天,跨部门合作已经是非常常见的事情。 但是跨部门合作面临着信息沟通不畅,工作任务分配问题等障碍,我们如何才能通过工作任务将不同部门之间的人联系起来呢? 当你对项目整体认知不明确时,你就可以使用事项脉络,掌握整体布局以及查看各部分的相关信息、实时跟进完成情况等,即使你是一个职场新人,或者刚刚负责项目的人不会感到一头雾水,无从下手,能够轻松掌握项目的各项任务以及完成情况。
在事项列表内还可以看到有关这一项目的所有事项,以及团队成员的完成情况,这样当我们处理工作遇见问题时,可以迅速知道寻找哪一个人询问,高效解决问题。同时,还可以对事项进行筛选,看看完成进度如何,或是某位协作人参与了哪些事项等等。
我们团队经常使用飞项的成员日程功能,可以了解所有成员在项目中的日程安排及完成情况,去看看成员的执行进度如何,然后根据成员的工作安排,需要做调整的可以直接在上面调整,进行合理分工,不会出现一人扛起一个团队的情况。
四、 处理:笔记随时记录、复盘不必担心 工作过程中不怕出现问题,最可怕的是不断出现同样的问题。没有人可以天生就会所有知识,我们的工作经验就是在不断的挫折和教训中总结转化中形成的。一个善于学习的人,也是一个善于复盘的人。 在任务管理中,复盘也越来越成为高质量完成任务的必修课,找到任务中的失误,记录下来保证下次不会再犯。 在飞项中,你可以使用笔记功能记录与分享完成任务后的复盘和总结,也可以帮助你把每一个灵光一闪的灵感积累下来,促进自己每天不断成长。
任务管理是高效完成工作的必备条件之一,而飞项帮助我们团队进行任务管理,将每一个项目规划地井井有条,促进我们团队的高效运转。使用飞项,让你告别繁重的工作和时刻催促的ddl。 |
/1 
