一、团队管理这么难,遭罪日子何时完? “我是一个比较低调的人,比起幕前指挥,我更喜欢做点幕后工作,这让我更有成就感。” “说人话。” “老板,我不想带项目……” 如果说社恐是一种噩梦般的体验的话,那社恐加团队管理人的搭配简直就是鬼压床。 线下对接任务的时候,刚说完的问题可能人家转身又忘了,反反复复确认的需求总是能在一些奇怪的地方出差错;线上催促进度的时候,总是想起一个忘一个,长长的记录里找不出几个有用的信息点。 想骂吧,你我脸皮薄;不管吧,ddl来了。 都已经是步入职场的人了,理解能力肯定是没什么问题的。 在反思的时候,我告诉自己:人的问题归根结底还是方法的问题,找出团队合作低效的源头所在,才能真正破解当团队合作效果低迷的难题。 你去催、去push,最终得到的结果可能还不如你一个人爆肝几天做出来的玩意——至少它是你一个人做的,逻辑统一,也不怕漏重点。 是什么让团队合作变得如此低效呢? 带着这么个想法,我了解到了一个十分有趣的定律:华盛顿合作定律。 这个概念陌生吗?那我说一个中国版本的名字:三个和尚没水喝。 为什么?因为每个人都觉得另一个人一定会去挑水,自己没有必要去做那个出力的人。在心理学上,这叫做“旁观者效应”。 也就是说,在团队合作中,一旦出现了任务不明确、动力不足或内部沟通不善的情况,那么合作的效率就会大大降低,最后演变成一个你等我我等你,大家手拉手摆烂去的局面。 我有如醍醐灌顶——这不就是我现在的困境吗?因为沟通效率太低,提醒渠道不畅,大家既不知道自己各自要负责什么,也对自己手上的事情不够上心,最后就变成大家一起摆烂的结果。 破局的方法也相当简单。华盛顿合作定律提出:要解决团队问题,关键在管理。要明确成员分工,落实成员责任,以降低旁观者效应;采用激励机制,实行目标管理,以避免社会惰化作用;注重素质结构,重视组织沟通,以减少组织内耗现象。 放到我们身上,就是要让所有人都对自己负责的事情抱有责任感,要有一种“必须完成”的死线精神。 要想实现这一目的,分工、沟通、提醒一步都不能差;而在这里边最重要的,就是提醒。通过定期、定时、定量的提醒,激发成员内心的合作意识,促使每个人都能如期完成原定的计划。 说是这么说,实践起来却很难……现实生活中,团队管理往往由于程序复杂而存在实践困难的情况。要想排除这些客观因素,就需要把所有成员统一到一个便于管理的统一平台上。这个平台需要符合三个基本特点:易于上手、功能齐全、能够实现跨平台交流。 我默默地想,要是有一款软件可以帮自己从提醒地狱里解脱,那该多好。 二、管理软件千千万,为啥就你飞项赞? 有时候我会想,会不会我真的是那种心想事成的体质。 要不然怎么我上一秒才在苦恼,下一秒就能刷到飞项这个宝? (1)起步:项目信息整合,飞项效率超可 飞项是一款专业的项目管理软件。当然,这是比较官方的说法。 对我来说,它就是让我远离提醒地狱,实现高效沟通的团队管理神器。 大家都知道,我们一般启动一个项目,都会在微信建立一个群,然后就往里头塞一大堆文件。有项目介绍,有成员安排,有资源共享,有产出成果…… 为了防止刷掉重要信息,我们一般会要求成员只能回复“收到”。 于是你就会看到,一个群刷下来,不是文件就是收到。 但这种信息整合的效率是极其低下的——文件会过期,信息会漏看,更改后的2.0 3.0 4.0满天飞,命名不规范还可能直接乱套。 这时候,一个系统的信息整合功能就非常重要了。 飞项的【项目】功能,可以很好地满足你的需求。 在项目开始运行前,团队管理者可以根据目标项目的基础信息(如项目内容、构成成员、当前已经完成或接下来需要完成的任务等)在飞项中创建一个新项目。
建立项目后,团队管理者可以使用【excel事项导入】功能批量导入前期构思的大型任务安排,既能免去一个个新建的烦恼,还可以在导入前与团队成员进行统一商榷和修改。
管理者完成项目内容建设后,项目成员可以通过已有的【项目板块】界面,了解当前的项目信息、任务进度、成员安排、事项类型等内容,免去反复沟通确认的环节。
(2)协作:内部有序分工,沟通轻轻松松 在确定大型任务安排之后,团队管理者可以根据当前的成员数量及成员技能等客观要素进一步考虑子任务的分配实际,并通过【创建子事项】这一功能建立起一目了然的主次任务脉络关系(也就是拆解任务)。
在完成子任务的创建之后,可以通过【派发】功能将对应任务派发给相应成员。每一个成员负责哪一项任务、进行到哪一种程度,在【飞项】中都一目了然。 任务派发是确定责任关系的必要措施。通过精准派发,可以实现落实成员责任的目的,降低旁观者效应的影响;同时,由于成员内部进度是透明的,也可以给予各个成员适当的压力,推动他们主动去完成手头的任务,最大限度避免社会惰化作用。
负责同一个主/次事项的成员都会被分在同一个小组中,当他们需要开展内部会议或进行实时沟通时,都可以通过【小任务】下属的公告、会议、待办功能实现。既降低了往常跨平台交流的繁琐,又实现了精准沟通的一致目的。便捷的内部沟通,也可以减少群体内耗现象的发生概率。
(3)推进:提醒无处不在,拖延不再存在 对于团队成员个人而言,适时的提醒也相当重要。 不论是软件内置的【提醒】功能,还是跨平台在微信上实现提醒和文件交互的【飞项小姐姐】功能,都可以实现定时提醒的目的。 从而让每一个人都在不知不觉中成为被推动的一环,提高整体合作效率。 值得一提的是,飞项的提醒功能时间设置相当人性化,你甚至可以根据任务实际为它设置一个循环时间。 如果团队内有固定时间的组会,那你就再也不怕错过啦!
【飞项小姐姐】是1.7版本的飞项新推出的功能,不得不说,看这个名字我就立刻去试用了……效果非常好,已经是我的办公首选了。 好到什么程度呢,就像你拥有了一名万能的贴身秘书一样,就算你没来得及打开飞项看消息,飞项小姐姐也会为微信上及时给你推送。
(4)复盘:定期回顾进度,共同见证进步 埋头苦干容易导致成员疲劳,降低工作幸福感,进而影响工作效率。 对于一个长期推进项目工作的团队来说,定期复盘、总结是相当重要的。飞项的【事项总结】功能,可以帮助团队进行成果回顾,了解当前进度中的收获与不足,为改善任务效率做足准备。
三、社恐有了飞项,管理便捷漂亮 自从我开始使用飞项后,我的微信终于回归到了它最本真的样子——日常沟通。 没有拥挤的项目大小群,没有不知道什么时候有回应的消息,没有怕过期所以全都收藏起来的文件,有的只是下班后的一片小天地:亲友、八卦、生活里的小确幸。 我不再需要担心因为任务不明确导致有人偷着摸鱼做不完任务了,因为飞项的任务管理功能能够将谁要做什么、大家正在做什么、已经做好了什么这些细节内容全方位展示出来,所有人都一目了然——想摸鱼?接受大家的审判吧! 我不再需要担心工作上的对接出岔子了,因为飞项的任务派发功能就能够把每个人的职责捋得一清二楚,负责同一板块的同事也可以随时进行任务上的沟通和交接,哪里有问题可以直接解决。 我也不需要担心有谁掉链子赶不上ddl了,因为飞项的提醒功能好用到我不再需要“无痛当妈”,一切计划都能够在它和飞项小姐姐的合力协助下如期进行。 现在,大家都各尽其职,各履其ddl;你协助我,我便利你。 社恐又怎么样? 有了飞项,这些都不算是问题啦。 |
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