一、工作太多忘性大,哪里能有好办法? 有时候我会觉得自己活得可能还不如鱼缸里的一条鱼。 鱼的记忆都有七秒呢——甚至经过科学证明,七秒可能只是个谎言——而我的记忆可能不到五秒就开始没踪影了。 我相信魔法,说不定我就是那个被施了遗忘咒的麻瓜。 其实,这也不是我希望出现的情况。 要知道,以前在校园里的时候,我最需要关注的事情就是学习,除了学习什么都不关心。 但是出了社会,进了职场,你要关注的事情就多起来了。 到了工位上,你要处理的不只是你本职工作上的事情,还可能有同事随时都会发过来的协作任务,以及老板突然拍脑袋的一句“诶我突然想做这个”。 一件两件的事情你可以写个纸条贴电脑上,可如果这些事情是毫无规律又交错复杂的呢? 都贴起来,办公室都能开画展了。 可不贴吧,我又实在是记不住呀。 于是,在摸清楚安排事情的门道之前,我就经常陷入一种被事情追着跑的窘境里。 做不完自己的事情就算了,同事交给我的担子也搞不定,更别说见着老板来我遁地第一名了。 为了解决我“忘事”的问题,我开始尝试各种方法。 也是在这个时候,我了解到了传说中的“工作四步法”——法如其名,就是把工作分成四部分解决,其中就包括收集、执行、检查、总结这四个步骤。
你别说,这个方法看起来是真的不错。 但就像我开头说的那样,事情实在是太多、太乱了。 如果要一件件都要把它们列出来、记下来的话,我花的时间可能都够我喝一壶的了。 这时候,作为专业懒狗的我就总盼着能有一个可以充当备忘录的软件出现。 就这样,我找到了飞项,一款完美解决我记事需求的管理软件。 二、飞项再加四步法,工作有了“基本法” (1)收集:用飞项整合当前要做的工作 忘性大,最根本的原因还是事情乱。 回想一下,以前背书的时候,身边人是不是总能编一些朗朗上口的口诀?或者是使用干净利落的思维导图? 这些方法之所以能够协助我们记忆,就是因为它能够建立起各个知识点之间的逻辑,协助我们根据这些记忆点进行记忆。 做事情也一样,当你把手头的事情按照紧要程度、时间安排、工作量多少进行排序之后,你的一天(或者是接下来的一周)就会被安排得明明白白。 所以,撸起袖子干之前最重要的一步,就是先把要做的事情罗列出来。 那么现在又回到我们前面提到的问题了:事情太多,列起来太麻烦,怎么办? 那就请一位秘书——飞项小姐姐吧。其实飞项小姐姐就是微信上的一个小助手,你只要把任务通通发给她,她就会立马帮你创好各个事项。
其次,只要你想,不管是用公众号、PC端软件、APP还是小程序,都可以随时随地建立待办事项。
如果你之前已经在系统日历里设置了自己的安排,那么现在只需要轻轻一点就可以实现同步。 没有什么繁琐的步骤,系统与软件的联动就是这么简单。
建立事项之后,别忘记给你要做的事情上个标签。 什么事情需要优先处理,什么事情不处理了明天就得去财务领工资……打上tag,保住工位。 打完标签之后,你就可以在【今日看板】这里查看你需要做的各类事项啦。 除此之外,你也能在这个页面查看你其他的事项安排有哪些,做到有的放矢～
(2)执行:用飞项拆解并派发所有任务 事情整理出来了,接下来就得开始执行了。 在我看来,业界有一个相当形象的比喻,那就是:每个人在自己的工位上都是一颗螺丝钉。 你所做的工作,在你的岗位上都不是孤立存在的。 为什么这么说呢? 回想一下,如果你需要主持一场活动,你要接触的工作内容和人员有多少呢? 首先,活动的策划案要由你出,但活动的主题需要参与活动的部门一起敲定,这是一个; 敲定完活动内容后,策划案的初稿、二稿乃至三稿,需要交给你的上头审核,这是另一个; 接下来,确定好的活动方案你得交给负责采购、计划的部门去实施,这又多了一个环节; 最后,实施完毕,你还需要把预算、物品清点完毕,上交给负责备案的部门,这也是一个环节。 而这一系列内容,都包括在“主持活动”这一件事里面。 这个时候,如果你做事之前是毫无计划的,做到哪、想到哪就算哪,那你势必会在某一个环节漏掉什么,甚至忽视什么。 比如某个同事提出来的需求,上司补充的其他要求,甚至某个部门关于日期更改的通知…… 到头来又是一团乱麻。 所以,在做一件事之前,一定要学会拆解和分配。 飞项的【脉络图】功能,可以很好地解决你的需求。 把一件事情拆解成几个可行的部分,然后逐个击破,你的效率将会大大提高。
事项拆解完毕后,接下来就是把你的任务派发给对应的同事啦。 不需要私聊,不需要小群,直接通过邀请,把同一部门的同事聚集在一起。
等他们进入你安排好的对应项目之后,他们甚至可以在里面发起小组聊天、交流任务文件,甚至随时随地开一场线上会议——不需要打扰到和这个项目无关的人员,也不需要再去下载其他的软件。
为了防止遗忘,你可以根据实际情况设置【提醒】,让任务的执行变得更有效率。 不管是你还是你的成员,有了飞项都别想再摸鱼。 因为飞项的提醒,是可以跨平台实现的。
如果是需要长期执行的任务,你也可以为它设置一个【循环】。
想要毫不费力地获取你的任务安排?完全没问题。 设定属于你的桌面小组件,随时查看你的任务安排。
(3)检查:检查工作完成情况 执行终于提上日程,现在是时候监测完成的情况如何了。 以往我们可能需要一个个翻看记录来确定自己完成的事情有哪些,但现在,你有了飞项。 一个贴心的【早晚计划】,就可以让你省去所有的步骤,直接查看自己的一日成果。 早上起来,看一眼任务有哪些;晚上睡前,看一眼成果有哪些。 做了什么、没做什么,一目了然。 如果发现自己有没有完成的任务,也可以及时添加到下一天的安排里头。
(4)总结:总结事情完成的经验和结果 学会总结这件事,不管在学习还是工作上都有着极其重要的意义。 通过复盘和反思,找出自己的长处和短处,才能在下次做得更好。 飞项深谙其道,并向你丢过来了【事项总结】功能。 通过总结,你可以和你的组员一起分享本次任务的一些心得体会,共享本次合作的成果,一起讨论还有什么提升的空间——知己知彼,百战不殆嘛。
三、工作安排用飞项,干得轻松又漂亮 自从用了飞项之后,说做事不费劲夸张了点,但我确实不用再费心思去记事情和担心自己忘性大了。连老板都感觉我像开了挂一样,什么事情都做得极其有条理。 我都不好意思说,我的记性其实还是鱼的记性,但我的手上可不是两手空空——我有着非常强大的生产力工具,飞项。 只要我把事情列下来,放到飞项里,剩下的完全可以交给飞项进行安排。 事情再多、再杂,涉及的部门再多、再乱,只要有了飞 |
